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Comment gérer la renégociation de son programme d’assurance?

LES CONDITIONS D'UNE RENEGOCIATION OPTIMALE


Chef ou décideur d'entreprise, c'est bien souvent à l'origine d'un démarchage que le management du poste assurance est revu. En effet, sous l'aimable pression commerciale d'un cabinet de courtage ou d'un agent général, il vous est fait miroiter moins de franchises, de meilleures garanties et surtout des économies substantielles. Si l'appel d'offre assurance est censé vous permettre de tirer parti d'un marché favorable, mais aussi de rationaliser la gestion de vos polices et d'améliorer les garanties, attention cependant, l'envoi d'une lettre de résiliation, même à titre conservatoire est lourde de conséquence (une lettre de résiliation à titre conservatoire n'engage en aucune manière votre compagnie à vous reprendre) et rien ne garanti que vous trouverez de meilleures garanties, un meilleur tarif, voir un assureur pour vous couvrir. Au risque de vous retrouver « à découvert », c'est-à-dire sans garanties, ou victime de conditions défavorables, cette action, doit murement être réfléchie et faire l'objet d'un important travail de vos conseils, dans lequel vous devez-être présent de façon à éviter toute déconfiture. Afin de vous aider dans cette démarche, ASSURBLOG vous propose de faire le point sur les conditions essentielles d'un renouvellement réussi de vos assurances.


Première condition : Bien connaitre le marché


Un marché cyclique


A l'image de l'économie, le marché de l'assurance est cyclique avec des retournements de conjonctures en relation directe avec certains évènements. A ce titre, deux exemples sont très révélateurs :


  •  L'année 2001 : Le moi de septembre 2001 est l'exemple extrème du retournement d'un cycle jusqu'à lors orienté à la baisse. Les deux évènements dramatiques que sont l'attentat du World Trade Center et l'explosion de l'usine AZF à Toulouse vont profondément marquer les comptes de résultat des assureurs et des réassureurs, avec pour conséquence principale, un cycle haussier important principalement dicté par des conditions de réassurance très chères. Il n'a d'ailleurs pas été rare d'observer des compagnies procéder à des majorations sur portefeuille de plus de 5 %, et ce, sur plusieurs exercices.


  •  La crise de la Responsabilité Civile Médicale : En 2002, sous le double effet de la loi Kouchner et de l'arrêt Perruche, le marché de l'assurance « Responsabilité Civile Médicale » des cliniques privées a vu la quasi intégralité de ses acteurs se retirer. La seule alternative a été la création d'un pool temporaire constitué des assureurs du marché, avec pour conséquence une oligopole de fait entre les deux seuls acteurs du marché encore présent (la SHAM et AXA) et donc une politique des prix encore extrêmement forte motivée par la très faible concurrence (néanmoins cette politique tend baisser avec l'arrivée sur le marché de nouveaux opérateurs comme la MACSF).


Connaitre les appétits du marché


Comme tout marché, celui de l'assurance répond à la loi de l'offre et de la demande. A ce titre, les activités représentant un meilleur profil pour les assureurs :


  •  Sinistralité clémente

  •  Politique de prévention efficace

  •  Risque de sinistre (fréquence, gravité) faible ou maitrisé

  •  Coûts des sinistres maitrisables


Sont l'objet de politiques tarifaires attractives pour ne pas dire agressives des compagnies cherchant à souscrire des risques représentant un potentiel sinistre quelles considèrent comme raisonnable voir faible. A titre d'exemple, pour la branche du « Dommage Aux Biens », les compagnies sont particulièrement intéressées par les activités du type travail des métaux, bureaux, usine de montage électronique…


A l'inverse, certaines activités comme l'agroalimentaire sous température dirigée, le stockage, le travail du bois, parce-que présentant des risques importants de sinistres notamment incendie font l'objet de politiques de souscription plus stricte, des tranches tarifaires plus hautes, ou des refus de souscription.


La branche « Responsabilité Civile » répond à la même logique, certaines activités étant difficilement assurable ou alors à des conditions de souscription ou tarifaire très strictes, citons par exemple le cas des activités médicales (établissements privés de santé, les gynécologues obstétriciens…), des activités du bâtiment, des technologies génétiques.


Seconde condition : Choisir le bon moment


Est-ce le moment de changer d'assureur (compagnie, courtier) ?En plus de connaitre le marché, il est aussi nécessaire de savoir saisir la bonne opportunité.


L'étape cruciale : l'analyse de la sinistralité


Avant toute démarche de mise en concurrence sur le marché, l'analyse des statistiques sinistres de l'ensemble des polices d'assurance est une absolue nécessité. C'est en effet de cette analyse que dépendra la décision de remettre ou pas sur le marché un programme d'assurance :


  •  Approche Quantitative : Evaluation du rapport Sinistre à prime.


L'étape incontournable est l'analyse quantitative de la sinistralité afin de définir l'équilibre global du programme assurance entre les primes et les sinistres. Cet équilibre est donné par le rapport sinistre à prime. Pour chaque branche d'assurance, il est nécessaire de prendre le total des sinistres (réglés et provisionnés) de l'exercice et de diviser ce montant par la prime nette (hors taxe) de l'exercice. D'un point de vue purement technique, une un programme d'assurance est déficitaire (la compagnie d'assurance perd de l'argent) si ce rapport excède 70 à 75 %. Ce rapport doit être étudié sur plusieurs exercices afin de définir la tendance générale du profil sinistre de l'entreprise et ainsi éliminer les années exceptionnelles (sur ou sous sinistralité).



  •  Approche Qualitative : Définition du profil de sinistralité


Le niveau S/P ne donne qu'une indication comptable, il est aussi nécessaire d'avoir une approche qualitative de la sinistralité. Cette approche se doit d'être double :


Sinistre de fréquence ou sinistre de pointe :


Le niveau de S/P doit être étudié au travers de la typologie de sinistre. Un niveau important est-il la conséquence d'un seul sinistre (accident grave, incendie) où d'une accumulation (sinistres dégâts des eaux récurrents, accidents automobiles responsables nombreux). En effet, l'accumulation de sinistres d'un même type peut-être la révélation d'un problème de maintenance, d'entretien ou d'une politique de prévention insuffisante, et donc la possibilité de survenance à court ou moyen terme d'un sinistre important ou au pire total.


Typologie de sinistre :


La typologie (ou nature) des sinistres, est elle aussi importante, car révélatrice de la politique de gestion des risques de l'entreprise. Si la présence d'un grand nombre de sinistres dégâts des eaux peut-être révélateur d'un vieillissement des canalisations, le sinistre corporel (pour les flottes automobiles) est très souvent rédhibitoire et risque même d'être le motif d'un refus d'étude et de souscription par les compagnies. Prudence donc.


Le bon timing


Si un démarchage est en général le point de départ d'une renégociation d'un programme d'assurance entreprise, un programme d'assurance se doit d'évoluer avec l'entreprise qu'il couvre. Un développement à l'international, le lancement d'un nouveau produit, d'une nouvelle activité sont l'occasion de revoir le programme d'assurance afin de vérifier la bonne qualité des couvertures, les compétences de votre intermédiaire, le positionnement tarifaire sur des dossiers qui se complexifient.


Attention cependant à ne pas tomber dans l'excès inverse, en remettant chaque année votre programme d'assurance sur le marché. En effet, le marché de l'assurance est un marché avec des fournisseurs (les compagnies) peu nombreux et avec un fort taux de turn-over entre les sociétés. Les dossiers sont donc connus et les souscripteurs risquent de se lasser d'étudier une affaire qu'ils ont en réalité, peu de chance de réaliser. La bonne fréquence est généralement de revoir son programme d'assurance toutes les deux ou trois années afin de pouvoir bénéficier des évolutions du marché.


Troisième condition : Adopter la bonne méthode par la maîtrise des étapes du renouvellement


Sachez que l'une des conditions essentielles d'une renégociation optimale est la maîtrise du déroulement de l'ensemble du processus. Même si un agent général ou un courtier sont tout à fait capable de gérer l'ensemble du processus (c'est leur métier), il est parfois aventureux, après une ou deux réunions seulement, de laisser carte blanche et de ne se revoir qu'après les résultats. Le risque est alors important de se retrouver avec un projet qui n'est pas en phase avec les réels besoins de l'entreprise et très peu de temps pour corriger avant la date fatidique d'extinction des garanties que l'on vous a convaincu de résilier. N'hésitez donc pas à être présent à chaque étape de la renégociation et du renouvellement et à exiger des assureurs en piste un timing précis ainsi que des rapports d'étape. Une autre solution est également de faire appel à un interlocuteur indépendant (auditeur conseil en assurance), qui n'est ni courtier ni agent, afin de réaliser en votre nom l'ensemble de la procédure.


Le renouvellement idéal se déroule en 5 étapes essentielles résumées par le schéma ci-après :





Première et deuxième étape : Le recensement des risques et l'évaluation des besoins



Il est ici question de faire le point sur l'activité de votre entreprise et des risques qui y sont associés et ainsi en déduire les couvertures qui sont nécessaires. Deux méthodes sont possibles :


  •  La méthode classique :


Cette méthode consiste généralement en la visite de l'assureur conseil et du remplissage d'un questionnaire en général octroyé par les compagnies pressenties pour la participation à l'Appel d'Offre. Peu de prise sur les risques face auxquels l'entreprise est en prise, ses besoins en assurance et le niveau des garanties.


  •  L'audit complet des risques :


L'autre méthode consiste à faire appel à un consultant extérieur afin qu'in réalise un audit et une cartographie complète des risques de l'entreprise, activité par activité, des points de dangerosité et des garanties nécessaires. Ce consultant réalisera également un audit des polices et des garanties existantes et isolera les éventuels manques et points de vulnérabilité. L'ensemble devra faire l'objet d'un Rapport d'Audit préalable à la consultation servant de base à la rédaction d'un Cahier des Charges.


Troisième étape : La rédaction, du cahier des charges


C'est dans ce document que sera reportée la description totale de l'entreprise, de l'ensemble de ses sites et activités. C'est également dans le Cahier des Charges que seront reportés les garanties demandées, leurs montants ainsi que les projets de conditions particulières, spéciales et générales. Ce document doit vous être présenté avant toute communication de façon à vous permettre d'en prendre connaissance et d'y apporter les précisions ou corrections nécessaires. Cette étape est en général réduite à sa plus simple expression par les assureurs conseils qui se contentent souvent d'une simple page de présentation, d'un rapide tableau des garanties et du questionnaire de la compagnie (qui, dans beaucoup de cas n'a pas été visé et signé par vos soins).


A ce titre, sachez que les questionnaires de souscription d'une compagnie vous engagent au titre de la déclaration des risques, et que toute déclaration inexacte qui serait vérifiée après un sinistre (erreur dans la surface, moyens de protection incendie déclarés non conformes à la réalité de votre entreprise) peut entrainer des réductions d'indemnité et même dans les cas les plus graves, des refus de garantie. Or, ces questionnaires sont le plus souvent complétés directement par les courtiers et agents et remis aux compagnies sans votre contrôle ou votre signature. Les courtiers et agents, s'ils connaissent leur métier ont un devoir de conseil vis-à-vis de votre entreprise, alors n'hésitez pas à exiger et viser les pièces qui seront communiquées aux compagnies, n'oubliez jamais que vous êtes le donneur d'ordre.


Quatrième étape : La gestion de l'appel d'offre


C'est l'étape durant laquelle vous aurez le moins à intervenir. C'est en effet aux intervenants en charge du dossier de gérer les relations avec les assureurs participants (voire les courtiers et agents si l'Appel d'Offre est géré par un consultant indépendant). Exigez cependant une dead-line au-delà de laquelle les offres ne seront plus acceptées, ce qui aura pour conséquence de ne pas laisser votre dossier « dormir » dans la pile des dossiers qui encombre bien souvent le bureau des souscripteurs.


Cinquième étape : Choix et mise en place des solutions


Votre choix doit se faire sur des éléments tangibles :


  •  Une synthèse détaillée des offres reprenant les montants de garanties, les franchises et les conditions tarifaires.

  •  Les projets de police complets (conditions particulières, spéciales et générales)

  •  Une analyse de ces polices.


Le but de cette synthèse doit-être de pouvoir vous donner une approche complète du programme qui vous est proposé et surtout de vous éviter, quand surviendra un sinistre, d'être confronté à une garantie insuffisante ou une exclusion gênante.


La mise en place des solutions doit-elle aussi faire l'objet d'une attention particulière. Prenez le temps de relire la police finalisée et n'hésitez pas, là aussi à revenir vers votre courtier ou agent pour la faire amender si des éléments vous paraissent incorrects ou dangereux pour votre entreprise. L'activité de votre intermédiaire doit aussi être contrôlée, certains consultants indépendants proposent la mise en place d'un contrat de prestation de courtage posant les obligations de l'intermédiaire vis-à-vis de son client en termes de gestion courante des polices et de traitement des sinistres.


Quatrième condition : Choisir le bon partenaire


Après analyse des résultats, rien ne vous empêche de rester fidèle à votre courtier ou agent si ce dernier a démontré sa compétitivité. Les éléments clefs sont la compétence technique, ce dont vous ne pouvez faire l'économie, et la relation de confiance. Il va de soit qu'un intermédiaire qui vous jure qu'il n'y a pas d'autres solutions qu'une majoration de 5 % de votre tarif et qui au final s'aligne sur une offre concurrente très largement inférieure risque d'ébranler sérieusement votre confiance à son égard.


Quand un poste de dépense commence à peser plus de 3 % de votre chiffre d'affaires et supporte la pérennité financière de votre entreprise, ne faites pas l'économie de certaines questions : Le courtier a-t-il la structure pour gérer mon risque (service de gestion flotte automobile, connaissance des programmes internationaux, service sinistre) ? A-t-il une connaissance suffisante de mon activité ? Car outre la bonne adéquation de vos garanties à votre activité et un niveau optimal de prime, la qualité de gestion à laquelle vous avez le droit de prétendre est aussi un enjeu de la négociation.